4. Документы

Программа "Главбух" включает подсистему подготовки, печати и хранения (журнализации) произвольных, в том числе и определенных пользователем, документов. В стандартную поставку программы включены наиболее часто используемые виды документов:
  1. "платежные поручения";
  2. "приходный кассовый ордер";
  3. "расходный кассовый ордер";
  4. "счет-фактура";
  5. "накладная";
  6. "продажи (книга продаж)".
Меню выбора документов можно вызвать из "главного меню"-"данные" или кнопкой  "документы" на главной панели программы.

Реестр документов

При выборе журнала документов на экране появляется окно со списком последних подготовленных документов (для ускорения работы, в зависимости от настроек, выводятся последние 100 или 300 документов, но это число легко изменить, редактируя соответствующий описатель). Каждый документ в этом окне представлен одной строчкой, в которой выведена наиболее существенная информация. Например, для платежных поручений выводится номер поручения, сумма, название получателя и начало текста назначения платежа. Над списком документов находятся кнопки доступа к основным функциям журнала:
- поиск документа в списке (варианты поиска задаются в настройках для каждого документа отдельно; например, платежное поручение можно искать по номеру, наименованию получателя, расчетному счету или коду ОКПО получателя, по тексту из назначения платежа). Эта функция также доступна при помощи комбинации клавиш "Ctrl+F". При поиске по тексту достаточно ввести подстроку, а не полное название или слово. Также можно задать направление поиска - вверх или вниз по списку. После ввода условия поиска нужно нажать кнопку "искать". Если документ найден, то он становится активным. Продолжить поиск  по заданному условию можно клавишей "F3";

- добавить новую запись - ввод нового документа, клавиша быстрого вызова - "Ins";

- добавить как копию - добавление нового документа, являющегося копией активного. Этот режим удобен при выписке документов по образцу, с изменением лишь некоторых полей (например, повторяющиеся каждый месяц платежные поручения по уплате налогов; оплата одним и тем же поставщикам и т.п. - здесь требуется изменить только сумму и несколько слов в назначении платежа); клавиша быстрого вызова - "F6".

- редактировать - корректировка выбранного документа (например, исправление не принятого банком платежного поручения). Клавиша быстрого вызова - "F4";

- удалить - удаляет выбранный документ из списка, клавиша быстрого вызова - "Del";

- просмотр - выводит на экран окно для просмотра всех полей активного документа (полный вид документа);

- сделать операцию - позволяет ввести операцию и проводки по данному документу в журнал операций. В появляющемся окне ввода операции поля по умолчанию заполняются информацией из активного документа, пользователю остается только выбрать проводку из меню. Для некоторых документов с простыми проводками (приходные и расходные ордера) и проводки можно делать автоматически. Ввод операций и проводок описан выше. Для некоторых документов (например, "Книга продаж") проводки могут вводиться непосредственно в базу проводок, минуя базу операций. В этом случае рядом с кнопкой "сделать операцию" будет находиться кнопка  "удалить проводки от операции", необходимая для полного удаления введенных проводок, а повторное нажатие кнопки "сделать операцию" выведет на экран уже сделанные проводки для изменения;

- печать - выводит на принтер выбранный документ. Рядом с кнопкой печати находится элемент для выбора печатной формы (может отсутствовать, если для документа определена только одна печатная форма). Например, для платежных поручений определены следующие печатные формы: обычное платежное поручение, платежное поручение с номерами экземпляров, реестр платежных поручений. Для печати реестра нужно отметить требуемый диапазон документов в списке, для чего нажать левую кнопку мыши на первом элементе списка и, продолжая ее удерживать, смещать мышь вниз до последнего элемента. Другой способ отметить документы для реестра - щелкнуть мышкой в крайнем левом столбце документа, после чего там появится соответствующая отметка. Так можно отметить не сплошные области.

На рабочей панели окна списка документов могут присутствовать опции "только текст" и "2 экземпляра". Опция "только текст", если она включена, позволяет распечатать только текст документа без текста самого бланка. Вторая опция позволяет распечатать сразу два экземпляра документа на одном листе бумаги, один под другим (разумеется, если документ это позволяет, как, например, платежное поручение).

Ввод документа

 
конкретный вид документа определяется файлом настройки и может меняться от поставки к поставке. Пользователи могут создавать свои собственные документы. Описание системы настройки документов см. здесь.
При вводе нового документа, или редактировании уже существующего, появляется окно редактирования со всеми полями документа. Для платежного поручения это будут номер, дата, наименование, код и расчетный счет получателя, МФО и название его банка, сумма и назначение платежа. Перемещаться из поля в поле можно клавишами "Enter",  "Tab" или мышкой. Некоторые поля могут заполняться из справочника, для вызова которого нужно нажать кнопку  - выбор из справочника рядом с полем (если она присутствует). На верхней панели окна редактирования находятся кнопки:
- сохранить изменения - записывает изменения в документе в журнал, аналогичную функцию выполняет нажатие клавиши F2;

- перечитать с диска - восстанавливает содержание документа в том виде, в каком оно было до начала редактирования (если пользователь решил отказаться от внесенных изменений и заново начать редактирование)

- выйти без сохранения - выходит из режима редактирования документа без сохранения изменений (если документ уже существовал, он не изменяется, если только создавался, в журнал он не добавляется). Аналогичное действие выполняет нажатие клавиши F10;

- калькулятор - выводит на экран встроенный калькулятор. Результат расчета из калькулятора можно автоматически вставить в поле, где находился курсор перед вызовом калькулятора.

Особенности заполнения отдельных полей документов.

  1. "Номер документа" (номер платежного поручения, накладной, приходного ордера и т.п.). При создании нового документа (пустого или как копии существующего) это поле заполняется автоматически как номер последнего документа в журнале плюс единица. Пользователь может изменить это значение на требуемое.
  2. "Дата" - дата документа, при создании нового документа в это поле помещается текущая дата. Разумеется, это поле также можно изменить, введя требуемое значение.
  3. При заполнении поля из справочника могут автоматически заполнится сразу несколько полей. Например, в платежном поручении при выборе из справочника организации-получателя автоматически заполняются поля "Получатель", "Расчетный счет", "Банк получателя", "Код ОКПО", "МФО", "в городе" (если, конечно, соответствующая информация занесена в справочник). Эти поля, однако, всегда можно заполнить вручную или отредактировать.
  4. Значения некоторых полей вычисляются: например, в накладной сумма по каждой товарной позиции вычисляется как произведение цены на количество, что требует корректного задания значений этих полей. Значения вычисляемых полей можно изменять, но, во-первых, это может стать причиной ошибки в учете, а во-вторых, при повторном редактировании этого документа вновь будет вычислено "правильное" значение.

Меню по правой кнопке мыши

Контекстное меню подсистемы работы с документами вызывается щелчком правой кнопкой мыши на окне списка документов и содержит следующие функции (дублирующие, в основном, кнопки на рабочей панели): В зависимости от настроек документов и режима работы программы, дополнительно могут присутствовать следующие пункты меню:
назад