5. Отчеты
Меню "отчеты" предоставляет доступ ко всем стандартным и определенным
пользователем отчетам: оборотному балансу и анализу оборотов по счету,
главной книге, журналам и ведомостям, балансу, сводным отчетам. Все отчеты,
кроме Главной Книги, строятся за текущий месяц. Для просмотра отчетов за
другие месяцы нужно выбрать месяц на главной панели программы или через
меню ("настройка" - "месяц"). Если в данные вносились изменения
после того, как был сформирован отчет, и Вы хотите переформировать отчет,
необходимо нажать кнопку
- пересчитать на главной панели программы.
Оборотный баланс
Отчет "обороты и Главная книга" вызывается из меню "данные" или
нажатием кнопки
- обороты - на главной панели программы. При этом на экран выводиться
окно оборотного баланса по счетам за текущий месяц. Через этот отчет осуществляется
доступ к ряду других отчетов: оборотам по синтетическим и аналитическим
счетам, главной книге, карточке счета и пр.
В оборотном балансе для всех счетов из плана счетов показаны входящие остатки,
обороты по дебету и кредиту, итоговое сальдо (развернутое). Если на активном
счете нажать клавишу Enter или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши,
то, в зависимости от типа счета (синтетический или аналитический), на экране
появится синтетическая или аналитическая
расшифровка оборотов по данному счету. Аналитика на счете с подключенным
справочником вызывается также клавишей "F9".
Перемещаться по окну "Обороты по счетам" можно с помощью вертикальной
и горизонтальной полос прокруток экрана или клавиш управления курсором.
При перемещении по оборотному балансу внизу окна выводится справочная
информация о счете: тип, ведется ли количественный или (и) аналитический
учет, подключенных справочниках.
Для печати оборотного баланса нужно нажать кнопку
на главной панели программы, для копирования в буфер обмена для переноса
в другое приложение нужно нажать кнопку
.
На главной панели программы имеются клавиши для вызова основных отчетов,
доступных их оборотного баланса: синтетический анализ
счета, аналитический анализ счета, Главная
книга, Карта счета (обобщенный синтетический отчет),
отчет в разрезе двух аналитических справочников
(если счет аналитический по двум справочникам). При помощи контекстного
меню, вызываемого правой кнопкой мыши, можно сформировать еще два дополнительных
отчета: список всех проводок по счету за месяц (с
возможностью дальнейшего анализа и распечатки) и тот же список проводок
в виде журнала-ордера. Эти отчеты можно также сформировать клавишами F6
и F7.
Прямо из оборотного баланса можно сделать операцию (F3). При
этом в качестве суммы операции будет подставлен остаток по счету, что удобно
при вводе операций по закрытию счетов.
Остатки и обороты оборотного баланса можно сгруппировать по разрядам
счета. Группировка по первому разряду объединяет все балансовые счета и
субсчета с одинаковой первой цифрой счета, т.е. дает вид оборотного баланса
с точностью до класса счетов. Группировка по двум разрядам строит отчет
с точностью до счетов и т.д. Для группировки используются специальные кнопки
на панели окна отчета или пункт всплывающего меню "сгруппировать счета".
Отчеты по счетам вызываются только из полного представления оборотного
баланса (без группировки).
Если на счете ведется сложный аналитический учет и помимо двух аналитических
справочников подключена аналитика по документам, посмотреть отчеты в разрезе
аналитических объектов документов можно при помощи комбинации клавиш Ctrl-F1
(отчет по первому документу) или Ctrl-F2 (по второму документу). Отчеты
строятся как двойная аналитика в разрезе второго справочника. Например,
на счете затрат можно вести аналитический учет таким образом: первая аналитика
- виды затрат, вторая - подразделения, третья (первый документ) - виды
продукции.
По умолчанию оборотный баланс строится за текущий месяц. Пункт всплывающего
меню "оборот.баланс за период" позволяет сформировать этот отчет
за период с начала года или с начала квартала. Например, чтобы получить
обороты по счетам за квартал, нужно войти в отчет в последнем месяце квартала
и выбрать "оборот.баланс за период"-"с начала квартала".
Чтобы вернуться к отчету за текущий месяц, достаточно нажать кнопку "обновить"
на главной панели или поменять текущий месяц программы. Все отчеты, вызываемые
из оборотного баланса, всегда формируются за текущий месяц (кроме, разумеется,
Главной Книги).
Синтетический анализ счета
Отчет "синтетика" дает возможность просмотреть расшифровку проводок по
выбранному счету. Окно отчета содержит перечень проводок с указанием даты,
номера документа, корреспондирующего счета, сумм по дебету/кредиту, остатка
на конец дня и расшифровки. В последней строке выводится итоговые обороты
и остаток. В настройках программы можно указать,
что именно включать в расшифровку проводки: название операции, примечание
к операции, наименования аналитических объектов. Проводки отсортированы
по дням, внутри каждого дня вначале идут проводки в дебет, затем в кредит
задающего счета, упорядоченные по суммам.
Вверху справа права находятся управляющие элементы, позволяющие наложить
два вида фильтра на группу проводок: первый - по дате проводки, второй
- по корреспондирующему счету. Для наложения фильтра по дате нужно нажать
на опцию "по дням" и в появившихся полях ввести числа. Например, если необходимо
просмотреть проводки только за 29-е января, то необходимо в поле "с" ввести
число "29" и в поле "по" тоже число "29". Если одно из полей не заполнено,
программа выдает предупреждение о некорректном условии фильтра. Для выбора
проводок с определенным корреспондирующим счетом нужно нажать на опцию
"по кор.счету" и ввести счет (счет/субсчет). Ввод данных заканчивается
нажатием клавиши "Enter". Чтобы отменить введенные условия фильтра
нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на опциях задания фильтра и отключить
их.
Верхняя кнопка
служит
для поиска в списке проводок. Щелчок левой кнопки мыши на этой кнопке вызовет
вспомогательное окно, содержащее условия для поиска: по сумме проводки,
по номеру документа, по полю примечания и направление поиска (вверх или
вниз по списку). При поиске по полю примечания достаточно ввести только
подстроку и нажать клавишу "Enter" или кнопку "искать". Продолжить
поиск по заданному условию можно клавишей "F3". Для отказа от режима
поиска нужно нажать кнопку "выход" или "закрыть окно" на
окне "Поиск".
Двойной щелчок левой кнопки мыши или нажатие клавиши "Enter" на активной
проводке дает возможность просмотреть информацию об операции, от которой
сделана проводка: сумма проводки, наименование операции, примечание к операции,
с какого рабочего места была сделана операция, номер документа. Нажав на
кнопку "показать все проводки", можно получить возможность просмотра всей
операции, а кнопка "редактировать операцию" вызовет окно для внесения изменений
в проводки.
Редактировать можно только операции из доступных данному рабочему месту
журналов операций.
Если проводка была сделана от документа (например, из книги продаж,
реестра приходных или расходных товарных операций), или сделана по счету,
к которому прикреплен реестр документов, то нажатие клавиши F10
покажет текст документа, прикрепленного к проводке.
Для печати оборотов по счету нужно нажать кнопку
на главной панели программы. Документ также можно скопировать в буфер для
переноса в другое приложение, нажав кнопку
на панели главного меню.
Аналитический анализ счета
Отчет "аналитика" позволяет просмотреть обороты по счету в разрезе аналитических
объектов. В окне отчета для каждого аналитического объекта показаны: входящее
сальдо (дебет/кредит, для количественных счетов, дополнительно, начальное
количество), обороты по дебету, обороты по кредиту (для количественных
счетов - приход и расход ), конечное сальдо дебет/кредит (остаток для количественных
счетов), дата возникновения остатка, примечание к остатку и предельный
срок погашения остатка. В настройках аналитической ведомости можно указать,
какие колонки нужно включать в отчет, а какие нет.
Последняя строка содержит суммарные остатки по каждой колонке. Примечания
к остаткам и обороты выделяются цветом. На нижней панели окна показаны
варианты группировки, фильтра, а также полное название активного объекта.
Нажатие клавиши "Enter" или двойной щелчок мыши на активной строке
даст возможность просмотреть проводки по данной строке
(аналитическому объекту или объекту плюс номер документа). Проводки по
объекту могут быть показаны за месяц или с начала года, при этом можно
смотреть проводки по документу, проводки по всем документам одного объекта,
проводки в виде акта сверки.
Строки отчета можно сортировать:
-
по названию аналитического объекта (по умолчанию),
-
по дате возникновения остатка,
-
по полю примечания,
-
по сроку оплаты.
Для этого в верхнем правом углу нужно нажать кнопку выбора сортировки и
выбрать нужный вариант.
Среднее меню выбора позволяет задать фильтр:
-
показать все объекты (по умолчанию),
-
или только дебиторов,
-
или только кредиторов,
-
или дебиторов и кредиторов (только тех, по кому есть незакрытые остатки),
-
или просроченных дебиторов,
-
или просроченных кредиторов.
Крайнее левое меню выбора (или клавиша "F4") позволяет сгруппировать
данные по признакам, определенными описателем аналитического справочника.
Например, для справочника организаций это возможность сгруппировать данные
по городам или областям, а для основных средств - по группам, по материально-ответственному
лицу, для товаров - по классификатору и т.д.
При выборе варианта группировки данные сортируются по заданному признаку
и на экране видны итоговые суммы и обороты по группам. Чтобы получить информацию
в каждой группе по объектам (фильтр по группе), нужно нажать на активной
строке клавишу "Enter" или дважды щелкнуть на ней мышкой. Для возврата
к полному представлению нужно еще раз выбрать вариант группировки (первая
позиция селектора - отменпа группировки).
На верхней панели можно также задать фильтр для показа в отчете оборотов
только за заданный интервал дней. Для этого нужно щелкнуть левой кнопкой
мыши на белой надписи "все". На панели появится два окна с начальным и
конечным днями интервала. Щелкая на этих окнах кнопками мыши (левая кнопка
увеличивает, правая - уменьшает день), нужно указать требуемый интервал
дней, после чего нажать кнопку "!" для формирования
отчета.
Кнопка
(или
комбинация клавиш "Ctrl+F") позволяет найти нужный аналитический
объект в списке. Щелчок левой кнопки мыши на этой кнопке вызовет вспомогательное
окно, содержащее условия для поиска и направление поиска (вверх или вниз
по списку). При поиске по символьному полю достаточно ввести только подстроку
и нажать клавишу "Enter" или кнопку "искать". Продолжить
поиск по заданному условию можно клавишей "F3". Для отказа от режима
поиска нужно нажать кнопку "выход" или
на окне "Поиск".
Кнопка
"авто
заполнение примечаний" (или клавиша "F10") позволяет автоматически
прописать примечания и даты возникновения остатков из расшифровки операций.
При этом поля "примечание" и "дата" будут заполняться только для тех аналитических
объектов, по которым в текущем месяце возник остаток.
Кнопка
позволяет
ввести операцию прямо из режима просмотра аналитической ведомости. Эта
возможность удобна для ввода операций, связанных с остатками (перекрытия,
списание и т.п.). Для вызова этой функции с клавиатуры используйте комбинацию
Shift+Ins.
Кнопка
"примечание
к остатку" (или комбинация клавиш "Ctrl+Ins") позволит заполнить
поле примечания к остатку или изменить его. В дополнительном окне для ввода
примечания к остатку находится информация о наименовании объекта, его конечное
сальдо дебет/кредит, дата возникновения и дата погашения задолженности.
Чтобы скорректировать дату, нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на поле ввода
даты. Три нижние кнопки позволяют ввести примечание, отказаться от ввода
примечания или удалить его.
Выйти из окна можно, нажав клавишу "запись" (выход с сохранением
введенной информации), "отказ" (выход без сохранения), "удалить"
(выход с одновременным удаление примечания), нажав клавишу "Esc"
или кнопку "закрыть окно" (без сохранения).
Кнопка
"карточка
объекта" выводит окно с полным описанием активного аналитического объекта.
Печать отчета вызывается клавишей
на главной рабочей панели меню. При этом выходной печатный документ будет
иметь вид, соответствующий виду документа на экране. Т.е., если по 76 счету
отобраны только дебиторы, то на печать выведутся только эти аналитические
объекты. Отчет можно также скопировать в буфер обмена для переноса в другое
приложение, нажав кнопку
на панели главного меню.
Нажатие правой кнопки мыши вызывает на экран всплывающее меню, которое
позволяет выполнить ряд дополнительных функций.
-
Первая строка меню "копировать" нужна при необходимости переноса данных
в другую программу (например, Excel). Для этого нужно выделить нужный фрагмент
или весь документ (он изменит цвет), отпустить левую кнопку, нажать правую
кнопку мыши для вызова всплывающего меню и выбрать опцию "копировать".
-
задать условие поиска - аналогично кнопке
.
-
продолжить поиск по заданному раньше условию
-
Пункты "проводки за месяц" и "проводки с начала года" (клавиша "F9")
позволяют просмотреть перечень операций по выбранному объекту за заданный
период. Для аналитических счетов с учетом номера документа дополнительно
будут видны пункты "все документы за месяц" (клавиша F2), собирающий
общие обороты по данному объекту (организации) за месяц по всем документам,
и "все док-ты с начала года", собирающий все проводки по организации с
начала года
-
Пункт "отметить строку" (или комбинация клавиш "Ctrl+F3") используется
для выполнения "переброски" остатка с одного объекта
на другой (перекрытие остатков). Это необходимо, например, когда аналитика
ведется с учетом номера документа, а обороты по дебету и кредиту одного
и того же объекта были введены с разными номерами документов (например,
несколько счетов расходных накладных были оплачены одним платежом, или
наоборот). Для выполнения переброски нужно выбрать строку, нажать комбинацию
клавиш "Ctrl+F3" или выбрать из всплывающего меню опцию "отметить строку".
Если по данному объекту нет остатка, программа выдаст предупреждение, иначе
- строка выделится оранжевым цветом, затем перейти к строке, с которой
нужно объединить выделенную до этого строку, клавишами управления курсором
или, щелкнув на этой строке левой кнопкой мыши, и нажать снова комбинацию
клавиш "Ctrl+F3" или выбрать из всплывающего меню опцию "выполнить "переброску"".
На экран выводится окно для ввода новой операции, в нижней части которого
будут уже видны объединяемые проводки. Переброска выполняется двумя проводками,
не изменяющими общих оборотов и свернутого сальдо по счету (но, возможно,
изменяющих развернутое сальдо). Корреспондирующий счет для таких проводок
задается в настройках программы, закладка "Аналитика".
-
Пункт "ввод новой операции" вызовет на экран окно для ввода новой операции.
-
Пункт "заполнить примечания" позволит выполнить процедуру автозаполнения
примечаний для возникших в текущем месяце остатков из расшифровки операций
(клавиша F10).
-
Выбор пункта "контроль просроченных" выделит в общем списке красным цветом
строки с остатками, по которым просрочен срок погашения. Для контроля просроченных
остатков можно использовать как срок возникновения задолженности, так и
срок оплаты. В настройках программы также
можно задать период контроля (например, 100 дней после возникновения).
-
Пункт "примечание к остатку" позволяет ввести или отредактировать примечание
к остатку
-
Пункт "показать коды" (или комбинация клавиш "Ctrl+K") позволяет вывести
на экран физический номер записи аналитического
объекта в базе данных. Этот режим полезен, например, при поиске ошибок.
-
Пункт "карточка объекта" выводит на экран для просмотра описание текущего
аналитического объекта.
-
Пункт "группировка" (или клавиша "F4") позволяет сгруппировать данные по
полям, определенным в описателе аналитического справочника.
-
Пункт "курсовые разницы" позволяет автоматически рассчитать курсовые разницы
в ведомостях по валютным парам счетов (например, расчеты с поставщиками
в валюте)
Имеется еще один отчет специального вида, показывающий распределение задолженности
по месяцам возникновения в разрезе подстроки примечаний к остаткам. Он
работает только в том случае, когда записываются примечания и даты возникновения
остатков. Если в примечаниях в одном месте (например, в начале) писать
код или фамилию ответственного за возникновение задолженности (например,
менеджер, ответственный за сделку), то, группируя по данной подстроке примечаний
можно получить справку накопления задолженности по ответственным в разрезе
последних месяцев (их количество также задается).
Для подключения отчета в настройках программы (закладка "Аналитика",
кнопка "дополнительные настройки") отметьте пункт "доп.отчет по прим."
и укажите способ формирования строки группировки из примечания (первый
символ и длина). Например, если в примечания в первых 6 символах пишется
код ответственного, то задайте 1 и 6. В аналитической ведомости при этом
появляется дополнительная панель, позволяющая задать количество месяцев
для анализа и способ формирования - по дебетовым или кредитовым остаткам.
При нажатии на кнопку "Пуск" отчет формируется в буфере, из которого может
быть вставлен в Excel для дальнейшей обработки. При необходимости просмотреть
и распечатать отчет из программы отметьте пункт "показать в таблице", переключающий
видимость таблицы аналитической ведомости и анализа задолженности.
Главная Книга
При вызове отчета "Главная Книга" программа при необходимости запрашивает
перерасчет главной книги (если с момента последнего пересчета в проводки
вносились изменения). От перерасчета можно отказаться, однако в этом случае
данные Главной Книги нельзя считать окончательными.
В первой строке, выделенной цветом, показано сальдо дебет/кредит на
начало года, далее входящие остатки на начало каждого месяца и суммарные
обороты по дебету/кредиту. Нижняя строка дает итоговую строку суммы оборотов
за год (или за текущий период).
В левом верхнем углу горит меню для выбора расшифровки оборотов по
счетам по дебету или кредиту. Для его включения нужно щелкнуть левой кнопкой
мыши на нужной позиции. В этом случае либо дебет, либо кредит будут расписаны
по счетам.
Аналогичную операцию можно проделать, если дважды щелкнуть на колонке
(напротив названий месяцев) левой кнопкой мыши. В настройках
программы (
) можно
указать, объединять ли корреспондирующие субсчета при показе оборотов.
Обороты за любое количество месяцев (как общие по дебету или кредиту,
так и по заданному корреспондирующему счету) легко посчитать, выделив мышью
требуемый интервал месяцев в нужной колонке отчета. При этом на верхней
панели окна появится итог с расшифровкой.
Любую сумму оборота можно расшифровать, вызвав окно
просмотра проводок, составляющих сумму (двойной щелчок мыши на нужной
клетке таблицы отчета).
Правая кнопка мыши вызывает всплывающее меню.
Пункт "копировать" позволят перенести в другой пакет, выделенный фрагмент
или весь документ.
Пункты "анализ дебета" и "анализ кредита" повторяют режимы, описанные
выше.
Если в столбце оборотов (суммарных или по корреспондирующему счету)
выделить интервал месяцев, на панели отчета будет вычислена и показана
сумма оборотов за отмеченный интервал. Это удобно использовать для заполнения
различных отчетов, где нужно вводить данные за квартал, нарастающим итогом
с начала года и т.п.
Для счетов с развернутым сальдо без подключенного аналитического справочника
для ввода коррекции сальдо установите курсор в колонку дебетового или кредитового
сальдо нужного месяца и нажмите Ctrl-S. После ввода суммы остатка
остаток на другой половине будет пересчитан автоматически.
Для печати главной книги по текущему счету нужно нажать кнопку
на главной панели программы. При этом на печать будет выведен документ
в том виде, как он выглядит на экране. Т.е., либо без расшифровки, либо
с расшифровкой по дебету, либо с расшифровкой по кредиту. Печать всей главной
книги, или печать подгруппы счетов, производится из оборотного баланса
из меню по нажатию правой кнопки мыши. Настройки параметров печати (количество
месяцев, диапазон счетов) задаются в настройках
программы.
Карта Счета
Отчет "карта счета" дает возможность просмотреть активный счет оборотного
баланса в корреспонденции с другими счетами: начальный остаток на счете
на начало года, суммарные обороты по дебету/кредиту, сальдо на конец периода.
Суммы в клетках таблицы можно расшифровать (двойным щелчком мыши) с точностью
до проводок и операций (документов), на основании которых они сделаны.
Этот документ можно скопировать в буфер для переноса в другое приложение,
нажав кнопку
на панели главного меню.
Для печати нужно нажать кнопку
на панели главного меню.
Журналы-ордера
Выбор пункта "журналы и ведомости" выводит на экран всплывающее
меню выбора журнала/ведомости с последним пунктом - "настройка и подключение".
Нажатие кнопки
на главной панели программы сразу вызывает окно настройки и выбора журнала-ордера.
Виды отчетов и доступные функции различаются для журналов разных типов.
Всего существует три типа журналов:
синтетические
аналитические
"конструктор" (расчетные аналитические ведомости)
Синтетические журналы
Синтетический журнал-ордер (например, банк или касса приход/расход) выглядит
следующим образом. В левой крайней колонке стоят даты операций; в верхней
строке перечислены корреспондирующие счета. На пересечении колонок счетов
и строк даты стоят общие суммы операции. Крайняя правая колонка дает сумму
операций за месяц.
По умолчанию сначала в окне выводится дебет счета. Об этом говорит включенная
опция на панели меню окна "дебет". Включив опцию "кредит" можно получить
аналогичную расшифровку по кредиту счета.
Слева на панели меню окна находится опция включения режима "собрать
субсчета на счетах". При включении данной опции в журнал-ордер попадут
итоговые суммы по счетам без расшифровки их по субсчетам.
Нажатие клавиши "Enter" или двойной щелчок мыши на какой-либо цифре
даст расшифровку суммы по операциям. На экране появится окно
просмотра проводок.
Для печати журнала-ордера нужно нажать кнопку
"печать" на главной панели программы. При этом если на экране горит расшифровка
по дебету, то на печать выведется только эта часть журнала. Для печати
кредита нужно выбрать опцию "кредит " в меню окна, а затем "печать".
Для настройки (подключения) такого журнала-ордера необходимо:
1) выбрать пункт меню "отчеты"-"журналы и ведомости"-"настройка
и подключение" или нажать кнопку
на главной панели программы
2) нажать кнопку "новый" для создания нового журнала или "изменить"
для редактирования уже имеющегося
3) на панели типов журналов выбрать "синтетический"
4) ввести названия дебетовой и кредитовой стороны журнала
5) заполнить поля настройки (главное поле - "контрольный счет")
6) нажать кнопку "сохранить" для записи настроек
Настройки журнала, приведенного выше, выглядят так:
В настройках формы печати можно задать заголовок и подпись журнала (в виде
текстовых файлов, которые будут включены в печатную форму отчета), настроить
повтор "шапки" и нумерацию колонок для многолистовых документов.
Если отказаться от построения отчета по дням месяца, можно задать не
один, а множество контрольных счетов. При этом появляется окно для ввода
списка контрольных счетов. Их нужно перечислить через запятую или задать
в отдельном текстовом файле и включить строчкой @SUBST(имя_файла). Предельный
случай такого журнала - когда заданы все счета - называется шахматным балансом,
или "шахматкой". Такой журнал также может быть построен, вот как выглядят
настройки для него:
Аналитические
Аналитический журнал-ордер (например, по 76 счету "дебиторы-кредиторы")
строится по проводкам по контрольному счету (счет задается при настройке)
в разрезе объектов аналитического справочника, подключенного к контрольному
счету (например, справочник организаций).
Окно аналитического журнала-ордера напоминает аналитическую
ведомость, и отличается только тем, что аналитические обороты по дебету
и кредиту расшифрованы по корреспондирующим счетам. В конце журнала находятся
итоговые колонки "сальдо дебет" и "сальдо кредит". Две крайние правые колонки
содержат информацию о дате возникновения задолженности по данному объекту
и поле примечания.
Последняя строка содержит итоги для каждой колонки журнала.
На панели меню окна журнала расположены кнопки выбора для дополнительных
режимов. Они работают также, как и в аналитической ведомости.
Двойной щелчок мышкой на выбранной ячейке отчета или нажатие клавиши
"Enter" даст расшифровку суммы (проводку или список проводок). Проводки
из списка можно отфильтровать, скопировать в буфер, распечатать, а также
посмотреть расшифровку операций и выполнить их редактирование.
Нажатие правой кнопки мыши вызывает на экран всплывающее меню, которое
позволяет выполнить ряд дополнительных операций. Например, если отчет получился
вытянутым в длину (небольшое количество аналитических объектов (строк)
при большом количестве корреспондирующих счетов (колонок)), то его можно
транспонировать (перевернуть, поменяв местами строки и столбцы) для более
удобной распечатки.
Для печати журнала-ордера нужно нажать кнопку
"печать" на главной панели программы.
Для настройки (подключения) журнала-ордера необходимо:
1) выбрать пункт меню "отчеты"-"журналы и ведомости"-"настройка
и подключение" или нажать кнопку
на главной панели программы
2) нажать кнопку "новый" для создания нового журнала или "изменить"
для редактирования уже имеющегося
3) на панели типов журналов выбрать "аналитический"
4) ввести название журнала
5) заполнить поля настройки (главное поле - "контрольный счет"). Здесь
можно указать, какие колонки необходимо включить в отчет
6) нажать кнопку "сохранить" для записи настроек
Настройки журнала, приведенного выше, выглядят так:
Специальный тип аналитического журнала-ордера, когда он строится в разрезе
не корреспондирующих счетов, а аналитических объектов одного корреспондирующего
счета. Например, это может быть таблица: какие товары от каких поставщиков
приходили (д-т 41 к-т 60) и т.п.
Конструктор
Журналы-ордера типа "конструктор" имеют вид, заданный файлом-описателем.
Все настройки для такого типа журналов задаются в этом файле. Общими являются:
- возможность просмотра карточки аналитического объекта по
кнопке "карточка объекта";
- печать журнала - кнопка "печать";
- выбор группировки данных - меню выбора варианта группировки;
- выбор печатного документа - меню выбора печатного документа
Журналы типа "конструктор" подключаются следующим образом. После ввода
названия журнала и выбора опции "конструктор" на нижней панели появится
окно для ввода имени файла с описанием отчета. Для поиска файла нужно нажать
на кнопку "найти файл" и выбрать нужный.
В поставке программы есть стандартные типы журналов для построения
отчетов по зарплате и основным средствам. Эти файлы имеют расширение *.txt.
При настройке программы на Ваш План счетов может потребоваться небольшая
модификация этих файлов (необходимо будет заменить одни субсчета на другие).
Для этого нужно войти в режим редактирования описания журнала и нажать
кнопку "настройка отчета" или "текст описания". Внесение изменений и дополнительных
настроек таких журналов требуют определенных навыков. Перед тем, как внести
изменения в настройки, сохраните исходный файл (например, сделайте архив).
В Приложениях имеется список всех настроечных
файлов и документов, за формирование которых они отвечают. Настройка журналов
и их печатных форм описана в технической
документации.
Настройки списка журналов-ордеров
Режим настройки журналов и ведомостей, вызываемый при нажатии кнопки
на главной панели программы, позволяет расположить готовые журналы в нужном
порядке, подключить новые и настроить имеющиеся описания журналов. Список
журналов появляется в меню "отчеты"-"журналы и ведомости" (только
что подключенный журнал будет виден при следующем запуске программы), но
выбрать и построить отчет можно и непосредственно из окна настройки.
-
Кнопка "построить журнал" выводит на экран журнал (ведомость), выбранные
из списка.
-
Кнопки "вверх" и "вниз" перемещают активный журнал из перечня соответственно
вверх или вниз. Таким образом, можно определить порядок выбора журналов
из меню.
-
Кнопка "изменить" позволяет внести изменения в активный журнал.
-
Кнопка "новый" добавляет в конец списка новый журнал-ордер.
-
Кнопка "удалить" удаляет из списка активный журнал.
Баланс и аудит
Отчет "баланс и аудит" имеет три функции: "баланс по типу счета", "баланс
с группировкой" и "анализ по типу и остатку". Последний отчет проверяет
соответствие дебетового или кредитового остатка типу счета. При несоответствии
остатка типу счета выдается окно сообщения (например, кредитовое сальдо
на активном счете ... и т.п.).
Отчет "баланс по типу счета" позволяет вывести на экран два типа баланса:
-
"по счетам(суммарный)";
-
"по субсчетам(детальный)".
Это один и тот же баланс, но с разной степенью подробности.
Для печати баланса нужно нажать кнопку "печать" на панели "меню быстрого
вызова режимов".
Нажатие правой кнопки мыши выводит на экран всплывающее меню, которое
позволяет выполнить следующие операции:
-
"копировать" - скопировать баланс в буфер для переноса данных в другой
пакет;
-
"Главная Книга" - выводит на экран окно "Главной Книги" по выбранному
счету;
-
"синтетические обороты" - выводит на экран окно для просмотра синтетических
оборотов по выбранному счету;
-
"аналитические обороты" - выводит на экран окно для просмотра аналитики
по выбранному счету;
-
"анализ счета" - выводит на экран окно "карта счета" по выбранному
счету;
-
"информация о счете" - выводит на экран информационное окно с описанием
счета.
Режим "баланс с группировкой" дает возможность просмотреть другие типы
балансов, если в установках программы
в закладке "Синтетика" задан соответствующий тип баланса, есть данные для
формирования такого баланса и в плане счетов счета расписаны по разделам.
Это балансы:
-
"в целом по разделам";
-
"с расшифровкой по счетам";
-
"с расшифровкой до субсчетов".
Эта возможность программы используется при необходимости регулярно
получать баланс в форме, требуемой иностранными инвесторами или аудиторскими
фирмами. Такой отчет может использоваться для построения баланса в соответствии
с международными стандартами бухгалтерского учета.
Последняя опция данного меню содержит режим "поиск неописанных счетов"
позволяет определить счета, не определенные по разделам. В результате проверки
формируется текст с перечнем неописанных счетов
В меню программы имеются специальный пункт ("проверка синтетич.итогов")
для поиска ошибок во входных данных программы (в остатках на начало года
или на дату начала эксплуатации программы). Это ошибки несоответствия итогов
по счету в разрезе аналитических объектов и данных синтетического учета
в Плане Счетов, которые могут возникать при некорректном копировании или
удалении данных, из-за сетевых сбоев или вирусных атак. В результате таких
ошибок не будет сходиться баланс на конец месяца. Для устранения ошибки
необходимо зайти в План Счетов, найти нужный счет, войти в режим ввода
начальных остатков и исправить их (или, при наличии архива и умении найти
нужный файл остатков, восстановить его
из архива).
Сводные отчеты
Отчет "сводные отчеты" дает возможность получать документы типа "отчет
о финансовых результатах", "отчет в фонд занятости" и т.д. Такие отчеты
требуют специальной настройки. Для построения подобных отчетов рекомендуется
использовать библиотеку GBWFUNC.DLL и электронную
таблицу Excel. Используйте этот отчет только в том случае, если нет возможности
использовать Excel. Список отчетов задается в файле REPORTS.TXT в виде
строк вида
название отчета = задающий файл
отчета.
В меню "сводные отчеты" можно подключать отчеты из внешних модулей (например,
внешние программы отчетов, оформленные в виде DLL-модулей). Для этого в
описателе отчетов (файл REPORTS.TXT в каталоге FORM) добавляется строка
вида:
название отчета = %EXTERNAL имя_DLL_файла, имя_функции_отчета
функция отчета должна принимать два целых параметра (месяц и год) и возвращать
действительное число двойной точности.
Если перед вызовом функции отчета необходимо пересчитать аналитические
остатки по счетам или Главную книгу, после имени функции через запятую
указывается соответствующая команда, например:
отчет по Главной книге=%EXTERNAL MYLIB.DLL,MYFUNC,RECALCMB
отчет по осн.средствам=%EXTERNAL MYLIB.DLL,MYOSN,RECALCAN 01/1;01/2;02/1;02/2
Из меню сводных отчетов можно также вызывать файлы WinWord или таблицы
Excel (и любую программу, запускающуюся по расширению файла). Например:
отчет из WinWord=%SHELLRUN mywwrep.doc
таблица Excel=%SHELLRUN gbwrep.xls
файл броузера=%SHELLRUN doc\gbw.htm
Также можно выполнить произвольный EXE-файл, передав ему необходимые параметры.
При передаче параметров последовательности |M и |Y заменяются на текущий
месяц и год (две последние цифры года). Например, вызов аналитического
отчета A.EXE из ДОС-версии Главбуха:
старый ДОС-отчет=%EXECUTE A.EXE OSN.ADF |M |Y
Можно вызывать отчеты, предсталяющие собой аналитическую информацию по
выбранному объекту аналитического справочника, например, информацию о расчетах
с покупателем. Такой отчет оформляется в виде карточки объекта, на которой
обязательно должна присутствовать кнопка выбора из нужного справочника
со строкой копирования @OBJNUM=>@OBJNUM и полями с необходимой информацией
(см. описание). Такой отчет подключается строкой
типа:
карточка расчетов с покупателями=%ANTABLE calcpok.txt
где CALCPOK.TXT - файл описания карточки отчета (составляется подобно описателю
аналитического справочника, в котором не нужно задавать создание полей)
Поиск ошибок в проводках
Отчет "поиск ошибок в проводках" выводит на экран окно с перечнем ошибочных
проводок. В верхнем правом углу находится информационное окно с расшифровкой
ошибки. Если ошибок нет, то в этом окне выводится сообщение "Ошибок не
обнаружено!!!". Левое окно сообщает о количестве найденных ошибок. Ошибочными
считаются проводки, нарушающие баланс. Например, проводки между балансовыми
и забалансовыми счетами, или проводки, в которых один из счетов отсутствует
в Плане Счетов.
На панели меню окна находится кнопка "удалить проводку!". Нажатие на эту
кнопку удалит проводку из журнала операций.
Двойной щелчок мыши на проводке вызовет режим просмотра/корректировки
проводки. После редактирования проводки для занесения исправленных данных
в "журнал операций" нужно нажать кнопку
"пересчитать" на главной панели программы. Исправленная проводка должна
исчезнуть из окна ошибочных проводок.
Перечень ошибок можно распечатать, нажав кнопку
"печать" на главной панели программы.
Список проводок
Список проводок может быть сформирован практически в любом отчете программы.
Это может быть расшифровка оборотов за определенный период по счету, аналитическому
объекту, и т.п. Для получения всех проводок по заданному счету за месяц
нужно войти в оборотный баланс и нажать F6 на нужном счете. Для просмотра
всех проводок с начала года по определенному аналитическому объекту нужно
найти этот объект в справочнике и нажать F9. Независимо от способа выборки
данных, список проводок имеет следующий вид:
Графа "аналитика" дебета и кредита разбивается на два столбца (для первого
и второго аналитического объекта), если программа работает в стандартном
режиме с двумя аналитиками на счет. В заголовке окна показано общее количество
проводок и их общая сумма. Если все проводки сделаны по одному счету, на
нижней панели окна будут показаны входные остатки, общие обороты по дебету
и кредиту и конечные остатки по данному счету. На верхней панели находится
надпись, поясняющая способ получения списка проводок и кнопки фильтра,
копирования в буфер обмена и печати. Основные функции доступны через функциональные
клавиши или по меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши (показано на
рисунке).
-
Чтобы увидеть документ, по которому была сделана проводка, нужно нажать
F10
(документ будет показан, если проводка сделана из реестра документов, из
приходных или расходных накладных, или по счету, к которому прикреплен
какой-либо реестр документов).
-
Фильтр (Ctrl-F) позволяет сформировать другой список проводок, отобрав
туда лишь проводки, удовлетворяющие условию. Фильтровать можно по счету,
номеру документа, аналитическому объекту, дню совершеня проводки.
-
Функция "слить документы" (F6) объединяет сходные проводки в одну
строку (проводки, сделанные в один день, по одному номеру документа, с
одной корреспонденцией), например, для объединения проводок по одной накладной
(если имеются отдельные проводки по каждой номенклатуре товара)
-
Функция "как журнал" (F7) представляет список проводок в виде журнала,
т.е. для каждого корреспондирующего счета строится отдельная колонка. В
этом представлении строки с проводками можно объединить по дню+номер документа
или по месяцам, получив своеобразный аналог главной книги;
-
Вид печати позволяет задать степень расшифровки проводок при печати списка:
можно включить название операции, примечание к операции, или распечатать
список в форме кассовой книги (удобно для счета кассы). При печати в форме
кассовой книги можно управлять способом заполнения полей номера документа
и получателя (плательщика), см. описание установок программы, закладка
"Синтетика".
-
Печать - печатается список проводок
-
Нажатие клавиши Enter или Ctrl-O покажет расшифровку операции,
по которой выполнена проводка в виде:
Из окна просмотра расшифровки операции можно увидеть сумму операции, номер
документа, название и примечание к ней, а также рабочее место (журнал операций),
из которого она была сделана. Отсюда можно просмотреть весь список проводок
от операции, а для операций из собственных журналов данного рабочего места
- сразу перейти в режим редактирования операции и проводок.