Как начать работу

с программой


Итак, Вы достали (получили на инсталляционной дискете или CD-ROM, загрузили из Интернет, переписали у знакомых, наконец, просто обнаружили на только что купленном компьютере) нашу программу. Если Вы ее еще не купили, вначале можете просто познакомиться с ее возможностями и попробовать вводить операции и проводки, выписывать и печатать документы. Без лицензии Вы сможете ввести до 20 операций в журнале и до 20 документов в каждом реестре. Нелицензированная (неустановленная на компьютер) программа может распространяться свободно как демонстрационная версия, ее можно смело переписывать друзьям и знакомым, коллегам по бизнесу. Вдруг им понравится!
 

  Установка программы
  Предварительная настройка
  Выписка документа
  Ввод проводок
  Журнал операций
  Отчеты: Оборотный баланс
  Отчеты: баланс
  Лицензирование программы
  Настройка Плана счетов и схемы проводок
  Ввод начальных остатков
  Настройка журналов-ордеров
  Замечания по отдельным операциям

Установка программы

Если у Вас архив, распакуйте его в отдельном каталоге и сделайте ярлык для запуска исполнительного модуля GBW.EXE. Если у Вас инсталляция, запустите SETUP.EXE и следуйте указаниям. Имя каталога для инсталляции может отражать название компании. На одном компьютере можно установить программу несколько раз и вести учет для разных компаний.

Предварительная настройка

Запустите программу (исполнительный модуль GBW.EXE). Выберите пункт меню "настройка"-"установки" или нажмите кнопку  на верхней панели программы. Все настройки программы (кроме уж очень специальных) выполняются здесь. Выберите закладку "Константы" и введите Ваши реквизиты: название компании, адрес, код ОКПО, банковские реквизиты и т.п. Отметьте внизу пункт "запомнить установки при завершении работы" и нажмите кнопку "принять". Если шрифт на экране кажется мелким, еще раз войдите в установки и выберите закладку "интерфейс". Установите шрифт для экрана ("пропорциональный шрифт") и его размер, нажав кнопку . Нажмите кнопку "принять". Остальные настройки потребуются позже.

Выписка документа

Попробуйте выписать платежное поручение. Выберите пункт меню "данные"-"документы"-"платежное поручение" или нажмите кнопку  и в появившемся меню выберите "платежное поручение". Появится окно с реестром платежных поручений, пока пустое. Нажмите кнопку  на верхней панели этого окна, чтобы выписать новый документ. Заполните поля формы и нажмите кнопку  для записи документа. На панели окна платежек нажмите кнопку  для печати документа. Если все заполнено правильно, Вы получите документ, полностью готовый к отправке в банк - осталось подписать и поставить печать.

Ввод проводок

Прямо из реестра платежных поручений сделаем операцию и проводки. Нажмите кнопку . Появится окно ввода операции, в котором повторится информация из платежного поручения: сумма, назначение платежа, номер документа. Проводки можно ввести вручную, но гораздо удобнее воспользоваться справочником операций и проводок, который можно вызвать кнопкой  на окне ввода операции. В появившемся меню выберем, например, "Р/с pасход"-"за услуги"-"в себестоимость"-"с НДС"-"предоплата".  Программа сама рассчитает и предложит список из четырех проводок (проведя НДС, выделив счет Валовых расходов, списав сумму с банка и записав ее на дебиторов). Если схема проводок и какие-то счета не совпадают с Вашими, не смущайтесь - справочник проводок легко корректируется. Для записи операции и проводки нажмите кнопку "Записать".

Журнал операций

Теперь зайдем в журнал операций, для чего нужно нажать кнопку  на главной панели программы или, через меню, "данные"-"операции". В журнале мы увидим только что введенную операцию из платежного поручения. Щелкните левой кнопкой мыши на строке операции два раза и Вы увидите четыре проводки, сделанные этой операцией. Закройте окно со списком проводок, нажав клавишу Esc или кнопку  на системной панели окна. Введенные операции можно редактировать, удалять, вводить заново. Вы можете вводить операции и проводки за любой период, итоговые данные будут пересчитаны автоматически. Впрочем, после того, как отчет сдан, отчетный период можно закрыть от изменения проводок.

Отчеты: Оборотный баланс

Посмотрим теперь, как наши четыре проводки отразятся в оборотном балансе. Выберите из меню пункт "отчеты"-"обороты и Главная Книга" или нажмите кнопку  на главной панели программы. Программа обнаружит введенные проводки и предложит пересчитать Главную Книгу. Подтвердите пересчет. На экране появится оборотный баланс. Просмотрите его, найдите строчку со счетом банка и нажмите кнопку "Синтетика" на верхней панели окна оборотного баланса. Это синтетический анализ счета, в котором показаны все проводки по счету за месяц с итоговыми сальдо на каждый день, как в выписке банка. Вернитесь в окно оборотного баланса и найдите строчку со счетом дебиторов, на который была сделана проводка. Нажмите кнопку "Аналитика" на верхней панели окна оборотного баланса. Это аналитическая ведомость по счету, в которой удобно вести расчеты с поставщиками, с покупателями и прочими дебиторами и кредиторами. Ее можно вести как с учетом номера документа, так и в целом по организациям. Нажмите Enter или щелкните дважды мышкой на строке оборотов по аналитическому объекту, и Вы увидите проводку, которая создала данный оборот и остаток. Еще раз щелкните мышкой на проводке (или нажмите Enter) и увидите расшифровку операции, выполнившей эту проводку (эту операцию мы вводили из платежного поручения).

Отчеты: баланс

Нажмите кнопку  на главной панели программы, на экране появится баланс предприятия. Любую сумму в этом балансе можно расшифровать, просмотрев синтетические или аналитические обороты по счету (а в оборотах можно расшифровать все итоговые суммы до проводок, а проводки - до операций, их сделавших). Оборотный баланс легко копируется в буфер обмена Windows (кнопка  на главной панели программы), откуда его можно вставить в Exell на радость Вашему аудитору или инвестору.

Лицензирование программы

Итак, программа Вам понравилась и ее цена не кажется чрезмерной. Тем более что в стоимость заложена возможность бесплатных консультаций и право на получение новых версий программы (бесплатно) в течение целого года после приобретения. После оплаты программы необходимо зарегистрировать Вашу версию. Для этого выберите пункт меню "справки"-"пользователь" и сообщите поставщику программы число из окошка "число компьютера" на появившейся заставке. Поставщик сообщит Вам ответное число, которое надо ввести в окно "установочное число". Нажмите кнопку  "сохранить". Теперь программа будет работать без ограничений и в окне "справки"-"пользователь" вместо "демонстрационная версия" будет выведен серийный номер программы.

Настройка Плана счетов и схемы проводок

Теперь приступим к настройке программы на особенности учета в Вашей компании. Начнем с Плана Счетов (кнопка  на главной панели программы). Отредактируйте предлагаемый типовой План Счетов, введите недостающие счета, удалите ненужные. Работа с Планом счетов подробно описана в этом Руководстве. При настройке следует тщательно продумать учетную политику компании, возможно, количество счетов можно увеличить, ведь всю работу по учету будет выполнять программа. Продумайте детализацию учета, где-то, может быть, нужно ввести субсчета, к другим счетам лучше подключить аналитические справочники. Используйте забалансовые счета, на них удобно вести оперативный учет. План Счетов можно будет перенастраивать и в дальнейшем, программа содержит средства перекодировки уже введенных проводок.
Затем настройте справочник проводок и операций. Отредактируйте предлагаемый справочник, удалите ненужные операции, измените счета на свои.

Ввод начальных остатков

Начальные остатки вводятся в Плане счетов. Аналитические остатки вводятся отдельными суммами по каждому объекту. Программа считает, что вводятся остатки на начало года. Если Вы начинаете вести учет с середины года (например, с июля), первые полгода остатки как бы не будут меняться.

Настройка журналов-ордеров

Журналы-ордера в программе "Главбух" представляют собой конструкторы отчетов. Здесь можно создать и все стандартные журналы и ведомости, и произвольные аналитические и синтетические выборки - от ведомости на выплату зарплаты и формы 8-ДР до шахматки и журнала расчетов с поставщиками. Настройка аналитических и синтетических журналов сводится к описанию необходимых отчетных документов и, возможно, корректировке контрольных счетов в журналах, входящих в поставку. Для журналов-ордеров типа "конструктор" (журналы по зарплате, амортизация основных средств) может понадобиться корректировка файла описания. Вероятнее всего, там потребуется заменить одни субсчета на другие (используемые на Вашем предприятии).

Замечания по отдельным операциям

Начисление зарплаты
Внесите в аналитический справочник сотрудников список лиц, получающих зарплату в компании. В карточке каждого сотрудника проставьте код занятости: основной сотрудник, совместитель, не получает зарплату, оклад в гривнах, количество льгот для расчета подоходного налога. После этого выберите нужный месяц и в журнале операций выполните проводку начисления зарплаты (пример такой проводки в справочнике из поставки: "прочее"-"Зарплата"-"по списку сотрудников"). Программа сама сделает все необходимые проводки (начисление зарплаты, начислений в фонды, удержаний, в том числе в Пенсионный фонд и подоходный налог). Посмотреть результат можно в аналитической ведомости по счету "Зарплата" или в журнале-ордере "Зарплата", из которого можно распечатать ведомость на выплату, справки совместителям и т.п. Для автоматической генерации проводок по выдаче зарплаты можно воспользоваться операцией "касса"-"расход"-"зарплата"-"всяначисленная".
Начисление амортизации основных средств
Введите карточки основных средств в справочник основных средств. Проставьте номер группы, назначение и использование средства, т.к. от этого зависит расчет. Введите начальные остатки по учетной стоимости (счет 01) и начисленному износу (счет 02) для каждого имеющегося основного средства. Начисление амортизации осуществляется в журнале операций один раз в месяц или раз в квартал из меню "Мат.средства"-"осн.ср-ва"-"амортизация"-"группа ...". Программа сама вычисляет все суммы. Посмотреть итоги можно в аналитической ведомости по счету 01, 02 или в журнале-ордере "основные средства", из которого осуществляется печать результатов, ведомостей, актов списания и пр.